關(guān)于供貨合同明確圖號(hào)（或標(biāo)記）等的規(guī)定
（討論稿 2017 年 7 月 13 日）
供貨合同經(jīng)常因?yàn)閳D號(hào)（或標(biāo)記）、供貨要求、譯文等不正確、不明確或不規(guī)范，而影響材料定額制單、采購(gòu)、材料領(lǐng)付、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、交貨、裝箱單編制等。為了有效避免該類(lèi)問(wèn)題發(fā)生，現(xiàn)作出如下規(guī)定。
1.圖號(hào)和商品標(biāo)記具有唯一性，是采購(gòu)、生產(chǎn)、供貨的重要依據(jù)。銷(xiāo)售人員在合同簽訂時(shí)應(yīng)先查閱圖號(hào)和商品標(biāo)記，在合同中明確整機(jī)產(chǎn)品、配件、備件的圖號(hào)（或標(biāo)記）和名稱(chēng)。不能明確的圖號(hào)和商品標(biāo)記可向相關(guān)技術(shù)人員或供應(yīng)商咨詢(xún)。技術(shù)部編制的《常用材料標(biāo)記方法規(guī)定》也可作為規(guī)范合同商品標(biāo)記的參考依據(jù)。
2.合同供貨為標(biāo)準(zhǔn)件（如緊固件、軸承、密封件、型材、管件等）的，為了方便制單采購(gòu)，合同應(yīng)明確標(biāo)記（標(biāo)準(zhǔn)號(hào)+商品名稱(chēng)+商品規(guī)格+材質(zhì)或等級(jí)，如標(biāo)記示例“GB/T 5782 螺栓 M12×80-8.8 級(jí)”、“角鋼 3×4/Q235-A”、“角鋼 5.6/3.6×4/Q235-A”、“槽鋼 25c/ Q235-A”等）和數(shù)量。如實(shí)在不能明確的將以最低等級(jí)或一般型式采購(gòu)供貨（如“螺栓 M12×80”默認(rèn)為“GB/T 5780 螺栓 M12×80-4.8 級(jí)”、“25#槽鋼”默認(rèn)為 “槽鋼 25a/Q235-A”等）。
3.合同供貨為外購(gòu)成品商品（如閥門(mén)、電機(jī)、泵、五金工具等）的，為了方便材料定額制單和采購(gòu)，合同應(yīng)明確商品通用型號(hào)、通用名稱(chēng)、通用規(guī)格、特征或等級(jí)。對(duì)于非通用型號(hào)的外購(gòu)商品，合同簽訂人應(yīng)
提供供應(yīng)商及聯(lián)系方式，或配合采購(gòu)人員聯(lián)系采購(gòu)，并將聯(lián)系的商品準(zhǔn)確標(biāo)記以形式反饋給定額制單人員。
4.合同供貨特征不明確的（如小型電機(jī)只明確功率，不明確轉(zhuǎn)速、形式、防護(hù)絕緣等級(jí)；如閥門(mén)只明確通徑，不明確壓力、驅(qū)動(dòng)形式、溫度要求等），由銷(xiāo)售人員以書(shū)面形式重新確認(rèn)后交給材料定額制單人員。銷(xiāo)售人員對(duì)確認(rèn)的正確性負(fù)責(zé)。由于確認(rèn)不及時(shí)導(dǎo)致延遲交貨的責(zé)任在合同簽訂人。
5.有特殊要求的供貨（如電機(jī)、減速機(jī)、稀油站等），合同應(yīng)必須明確具體參數(shù)和特殊要求（如電機(jī)機(jī)座號(hào)、功率、轉(zhuǎn)速、電壓、頻率、絕緣防護(hù)等級(jí)、裝配型式、冷卻方式、測(cè)溫方式等；如減速機(jī)型號(hào)、速比、裝配型式、潤(rùn)滑型式、冷卻型式、加熱型式、軸伸要求等；如稀油站型號(hào)、冷卻型式、冷卻介質(zhì)要求、配置要求等）。這些具體參數(shù)和特殊要求是采購(gòu)、檢驗(yàn)和供貨的依據(jù)，參數(shù)和特殊要求的全面性特別重要。設(shè)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真分析合同要求是否存在缺項(xiàng)，將補(bǔ)充完善的具體參數(shù)和特殊要求已書(shū)面型式移交給采購(gòu)人員。
6.技術(shù)人員參與或負(fù)責(zé)簽定的合同，其圖號(hào)（或標(biāo)記）等不明確的，由該技術(shù)人員負(fù)責(zé)確認(rèn)貨物圖號(hào)（或標(biāo)記）等。整機(jī)供貨合同，備件清單中不明確的備件圖號(hào)和數(shù)量，在不產(chǎn)生異議的前期下，由銷(xiāo)售人員和該產(chǎn)品設(shè)計(jì)人共同確定；有異議的必須有銷(xiāo)售人員通過(guò)用戶(hù)確認(rèn)。
7.原則上供貨圖號(hào)（或標(biāo)記）確認(rèn)應(yīng)該在合同簽訂之前；書(shū)面確認(rèn)在合同簽訂之后的，銷(xiāo)售人員應(yīng)重新核算價(jià)格，涉及價(jià)格差異較大的，必要時(shí)由合同簽訂人員與用戶(hù)協(xié)商補(bǔ)價(jià)。
8.為了從源頭上保證材料定額制單準(zhǔn)確、采購(gòu)快捷方便和物資管理規(guī)范，防止外購(gòu)商品標(biāo)記與定額制單存在差異（“一物多名”或“一名多物”）導(dǎo)致的無(wú)法入庫(kù)和領(lǐng)付，提倡銷(xiāo)售人員或會(huì)同采購(gòu)人員先獲得市場(chǎng)商品的正確商品標(biāo)記信息，以書(shū)面形式將正確商品標(biāo)記信息告知材料定額制單人員制單。
9.采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)定額采購(gòu)計(jì)劃商品特征參數(shù)（如型式、量程、等級(jí)、使用范圍等）欠缺而無(wú)法采購(gòu)的，應(yīng)及時(shí)將所欠缺的特征參數(shù)反饋給涉及的銷(xiāo)售人員或技術(shù)人員，以便盡快完善采購(gòu)信息。對(duì)商品特征參數(shù)不完整而擅自作主導(dǎo)致采購(gòu)錯(cuò)誤的，采購(gòu)人員和相關(guān)人員負(fù)全部責(zé)任。
10.技術(shù)人員在設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)盡量選用常用或通用材料的容易采購(gòu)材料，新材料選用應(yīng)主動(dòng)（或通過(guò)采購(gòu)人員）了解市場(chǎng)供貨狀況，保證材料采購(gòu)可能性和經(jīng)濟(jì)性。
11.圖號(hào)（或標(biāo)記）和數(shù)量是銷(xiāo)售人員合同報(bào)價(jià)和合同簽訂的依據(jù)。對(duì)產(chǎn)品不熟悉的銷(xiāo)售人員在合同洽談簽訂前，應(yīng)主動(dòng)到技術(shù)部查實(shí)具體供貨圖號(hào)（或標(biāo)記）、名稱(chēng)，正確反映到合同中。
12.為保證產(chǎn)品圖號(hào)的唯一性，設(shè)計(jì)人員應(yīng)按規(guī)范編制圖號(hào)。同規(guī)格產(chǎn)品（即使只有一個(gè)零件或標(biāo)準(zhǔn)件不同），其總圖和部裝圖不得重復(fù)使用同一圖號(hào)，不得在同一圖紙上出現(xiàn)幾種制法（如左右裝、硬度不同、材質(zhì)不同等）。在基本型式產(chǎn)品圖紙發(fā)布后，涉及老產(chǎn)品新訂貨有不同要求的，應(yīng)出具新的總圖、裝配圖、零件圖。必須借助 PDM 圖文檔管理系統(tǒng)，上傳和發(fā)布新的生產(chǎn)圖紙。由于圖號(hào)原因（同一圖號(hào)有多種形式和參數(shù)）導(dǎo)致供貨與合同要求有差異的，設(shè)計(jì)人員負(fù)全部責(zé)任。
13.設(shè)計(jì)人員應(yīng)保證借用件圖紙中材料標(biāo)記的規(guī)范性，每次借用須重新對(duì)借用圖進(jìn)行審核（包括正確性審核和標(biāo)準(zhǔn)化審核），并將新版本圖紙上傳 PDM 圖文檔管理系統(tǒng)。由于借用件產(chǎn)生的錯(cuò)誤產(chǎn)生損失的，設(shè)計(jì)借用人負(fù)全部責(zé)任。
14.來(lái)圖加工的配件，銷(xiāo)售人員簽訂合同時(shí)應(yīng)核對(duì)圖紙和合同中技術(shù)信息（圖號(hào)、名稱(chēng)、材質(zhì)、數(shù)量）的一致性。防止圖紙和合同技術(shù)信息不一致（如圖號(hào)、名稱(chēng)、材料牌號(hào)、數(shù)量）帶來(lái)不必要的損失。如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)在第一時(shí)間進(jìn)行修改確認(rèn)。
15.外文圖紙和外文合同，應(yīng)先由銷(xiāo)售人員交給辦公室翻譯成中文，并核對(duì)一致后傳遞給相關(guān)部門(mén)；銷(xiāo)售人員對(duì)圖紙和合同譯文的一般技術(shù)信息（圖號(hào)、名稱(chēng)、材質(zhì)、數(shù)量、供貨范圍等）的一致性負(fù)責(zé)；銷(xiāo)售人員對(duì)技術(shù)信息不一致或有疑義的外文圖紙和外文合同應(yīng)進(jìn)一步進(jìn)行客戶(hù)確認(rèn)。防止外文圖紙和合同技術(shù)信息不一致帶來(lái)不必要的損失。
16.翻譯人員對(duì)圖紙和合同譯文的完整性和正確性負(fù)責(zé)；譯文的技術(shù)術(shù)語(yǔ)應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確（特別是名稱(chēng)、制造要求、技術(shù)參數(shù)），能夠被一般技術(shù)人員理解；鼓勵(lì)、提倡或要求按機(jī)械英漢詞典、技術(shù)部編制的《常
用材料標(biāo)記方法規(guī)定》等資料統(tǒng)一譯文中的名詞術(shù)語(yǔ)。由于譯文的技術(shù)術(shù)語(yǔ)不規(guī)范或不準(zhǔn)確導(dǎo)致合同履行中出現(xiàn)紕漏的導(dǎo)致?lián)p失的，翻譯人員負(fù)全部責(zé)任。
17.整機(jī)計(jì)量單位為“臺(tái)”；部件計(jì)量單位為“套”；零件（不可拆的散件）的計(jì)量單位為“件”或“只”。為防止用戶(hù)要求與部件圖紙中涵蓋零件范圍存在差異，計(jì)量單位為“臺(tái)”或“套”貨物應(yīng)對(duì)包含的具體內(nèi)容進(jìn)行必要的描述，作為材料定額制單和生產(chǎn)的依據(jù)。重要部件供貨的內(nèi)容必須描述，不重要的容易被理解的供貨內(nèi)容可以不描述或籠統(tǒng)描述。如大齒圈部件供貨范圍可以描述為“含半齒圈、哈夫面聯(lián)接緊固件”； 如螺栓組件供貨范圍可以描述為“含螺栓、螺母，不含墊圈”。供貨范圍可以以“含”和“不含”的表達(dá)方式，不可使用不明確的文字“等”，如不可使用類(lèi)似“含襯板、襯板螺栓等”不明確供貨范圍的表達(dá)方式。
18.合同簽訂下達(dá)生產(chǎn)通知單后，有關(guān)銷(xiāo)售人員應(yīng)主動(dòng)及時(shí)到技術(shù)部做好供貨范圍和要求的交接工作，交接工作將直接影響所簽訂合同的履行質(zhì)量和用戶(hù)滿(mǎn)意度。當(dāng)材料定額制單人員發(fā)現(xiàn)圖號(hào)（或標(biāo)記）不明確時(shí)，銷(xiāo)售人員和相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)給予確認(rèn)，避免耽誤采購(gòu)和生產(chǎn)交貨。
19.原產(chǎn)品設(shè)計(jì)人為第一技術(shù)交接人，或由技術(shù)部安排和明確技術(shù)交接人。技術(shù)交接人負(fù)責(zé)材料定額制定制單、采購(gòu)、制造、使用過(guò)程中所有技術(shù)問(wèn)題解答和協(xié)調(diào)解決。
20.對(duì)于供貨圖號(hào)（或標(biāo)記）、名稱(chēng)不明確的合同，技術(shù)交接人有必要重新出具供貨范圍清單，或通過(guò)銷(xiāo)售人員進(jìn)行用戶(hù)確認(rèn)新的清單。無(wú)論公司內(nèi)部簽字確認(rèn)還是用戶(hù)簽字確認(rèn)的清單，在定額制單的同時(shí)，最終清單均交由技術(shù)部存檔并作為合同補(bǔ)充附件上傳PDM圖文檔管理系統(tǒng)備查。
21.經(jīng)銷(xiāo)售人員和技術(shù)人員最終確認(rèn)的清單最為有效，質(zhì)量部應(yīng)根據(jù)最終確認(rèn)的清單（上傳 PDM 的最終清單）范圍檢驗(yàn)和出具發(fā)貨清單。
22.對(duì)于有重要裝配尺寸要求的本公司產(chǎn)品配件（如小齒輪、小齒輪軸、托輪、托輪等帶有孔軸重要配合尺寸公差的配件）合同簽訂時(shí)，銷(xiāo)售人員應(yīng)在合同中注明原產(chǎn)品出廠(chǎng)編號(hào)、原產(chǎn)品采購(gòu)商的單位全名稱(chēng)，以便質(zhì)量部門(mén)追溯原供貨的是否有特殊檢驗(yàn)記錄（配制尺寸記錄）。由于合同中沒(méi)有注明原產(chǎn)品出廠(chǎng)編號(hào)、原產(chǎn)品采購(gòu)商的單位全名稱(chēng)信息導(dǎo)致配件現(xiàn)場(chǎng)無(wú)法裝配使用造成損失的，銷(xiāo)售人員負(fù)全部責(zé)任。
23.為防止公司產(chǎn)品配件供貨狀態(tài)與原先供貨狀況不一致導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)無(wú)法裝配的現(xiàn)象發(fā)生，在合同簽訂下達(dá)生產(chǎn)通知單后，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)根據(jù)原產(chǎn)品出廠(chǎng)編號(hào)、原產(chǎn)品采購(gòu)商的單位全名稱(chēng)信息對(duì)有重要裝配尺寸公差的配件原先供貨狀況（一般指原先有影響現(xiàn)場(chǎng)裝配的超差配制尺寸）進(jìn)行追溯。并將原超差配制尺寸告知生產(chǎn)車(chē)間并作為配件檢驗(yàn)的依據(jù)，保證配件與原先供貨尺寸一致。由于疏于原先供貨尺寸追溯或喪失可追溯性導(dǎo)致配件與原先供貨尺寸不一致，無(wú)法安裝和使用的導(dǎo)致?lián)p失的，質(zhì)量部相關(guān)人員負(fù)全部責(zé)任。
24.鑒于供貨合同明確圖號(hào)和規(guī)范標(biāo)記對(duì)企業(yè)管理具有重要性和必要性，因此本規(guī)定應(yīng)列入相關(guān)部門(mén)質(zhì)量考核范圍。主要考核部門(mén)為經(jīng)營(yíng)部、技術(shù)部、辦公室、供應(yīng)部、質(zhì)量部；主要對(duì)象為銷(xiāo)售人員、設(shè)計(jì)人員、翻譯人員、采購(gòu)人員、質(zhì)檢人員。
本規(guī)定由江蘇鵬飛集團(tuán)技術(shù)中心提出。
本規(guī)定由江蘇鵬飛集團(tuán)技術(shù)質(zhì)量委員會(huì)歸口。
本規(guī)定起草部門(mén)：技術(shù)部、經(jīng)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部。
本規(guī)定主要起草人：賁道春、仲躋松、陳素琴、陳忠蘭、王克洪、張 貴、唐 星、周 麗、丁 業(yè)、王雪飛、于延桂、賁道林、周步高、陳玉樓。
